SAIL-Europe

Europejski System Zarządzania Jakością Olejów Silnikowych – EELQMS (www.eelqms.eu) jest to najbardziej kompleksowy system zarządzania jakością obejmujący różne normy, metody testowe i procedury łącznie z branżowymi Kodami Praktyk i wymaganiami dokumentu „Europejskie Sekwencje Olejowe ACEA (European ACEA Oil Sequences)”. System EELQMS został opracowany wspólnie przez Europejskie Stowarzyszenie Producentów Samochodów(ACEA), Komisję Techniczną Producentów Dodatków Uszlachetniających w Europie (ATC) oraz Stowarzyszenie Techniczne Europejskiej Branży Środków Smarowych (ATIEL) i jest jedynym systemem którego należy przestrzegać aby dokonać oceny własności użytkowych oleju silnikowego wobec wymagań dla poszczególnych kategorii jakościowych opisanych w dokumencie: „Europejskie Sekwencje Olejowe ACEA (ACEA European Oil Sequences).

Tylko Podmioty wprowadzające oleje na rynek które zadeklarowały pisemnie i przekazały do ATIEL Deklarację Zgodności z EELQMS (Letter of Conformance), potwierdzającą, że sygnatariusz stosuje wytyczne EELQMS, są uprawnione do deklaracji odpowiednich kategorii jakościowych wg ACEA na etykietach swoich produktów i w materiałach marketingowych.

W celu poprawnego funkcjonowania silniki samochodowe wymagają wysokiej jakości środków smarowych. Dokument Europejskie Sekwencje Olejowe ACEA (ACEA European Oil Sequences) definiuje minimalne poziomy jakości dla olejów na wymiany serwisowe których członkowie organizacji ACEA wymagają do stosowania w swoich samochodach. Organizacja ACEA wymaga aby testy silnikowe i ocena własności użytkowych potwierdzające zdolność z wymogami dla deklarowanych kategorii jakościowych opisanych w dokumencie Europejskie Sekwencje Olejowe ACEA były wykonywane zgodnie z wytycznymi Europejskiego Systemu Zarządzania Jakością Olejów Silnikowych (EELQMS).

Zgodnie z wytycznymi Europejskiego Systemu Zarządzania Jakością Olejów Silnikowych (EELQMS) - jest wymagane przez ACEA aby Producenci lub Podmioty wprowadzający środki smarowe na rynek którzy deklarują dla swoich produktów kategorie jakościowe wg wymagań ACEA przekazali do organizacji ATIEL swoją Deklaracje zgodności z EELQMS (Letter of Conformance). Przekazanie Deklaracji zgodności z EELQMS implikuje konieczność opracowywania, rozwoju i produkcji olejów silnikowych zgodnie z wytycznymi systemu EELQMS. Aktualnie ponad 200 producentów środków smarowych zadeklarowało zgodność z EELQMS.

ATIEL jest ciałem reprezentującym Producentów i Podmioty wprowadzające oleje na rynek w ramach europejskiej branży olejowej i dba o wysoką reputację branży środków smarowych poprzez udzielanie eksperckich rekomendacji oraz promocję najwyższych standardów technologicznych i jakościowych dla środków smarowych. W tym kontekście, ATIEL zarządza systemem EELQMS w imieniu jego współzałożycieli i publikuje Kodeks Praktyk (CoP) mając na celu wspomaganie ciągłego doskonalenia procesów rozwoju olejów silnikowych wraz z zapewnieniem spójności i aktualności poziomów jakości dla nich deklarowanych. ATIEL jest również odpowiedzialny za administrację Deklaracji Zgodności z EELQMS (LoC). Dla zapewnienia większej spójności w branży, ATIEL zachęca i umożliwia wymianę informacji i danych technicznych na cele wykorzystania ich do działań edukacyjnych pośród Podmiotów wprowadzających oleje na rynek oraz opracował mechanizm ciągłego monitoringu jakości motoryzacyjnych olejów silnikowych dla których deklarowane są kategorie jakościowe wg ACEA poprzez regularne badania jakości próbek olejów znajdujących się na rynku.

SAIL jest niezależną firmą która świadczy usługi dla branży i organizacji w sektorze środków smarowych. (skrót od Services to Associations and Industry in the Lubricants sector).

ATIEL ma umowę z firmą SAIL na prowadzenie czynności administracyjnych, finansowych i usług związanych z zarządzaniem i obsługą Deklaracji Zgodności z EELQMS oraz badań jakości próbek olejów na rynku.

Dokument: Sekwencje Olejowe ACEA 2016 (http://www.acea.be/news/article/acea-oil-sequences-2016) opisuje szczegółowo warunki jakie należy spełnić aby deklarować kategorię jakościowe wg klasyfikacji ACEA dla oleju silnikowego. ACEA wymaga aby każda deklaracja kategorii jakościowej była oparta o wiarygodne dane i badania kontrolne prowadzone w akredytowanych laboratoriach badawczych. ACEA wymaga aby testy silnikowe prowadzone w celu potwierdzenia spełnienia wymagań dla poszczególnych kategorii jakościowych opisanych w Sekwencjach Olejowych ACEA były generowane zgodnie z Europejskim Systemem Zarządzania Jakością Olejów Silnikowych EELQMS (dostępnym pod adresem www.eelqms.eu ), jakkolwiek, w wyjątkowych sytuacjach, ACEA ma prawo do odstępstw.

System EELQMS zawiera wytyczne względem testów olejów w trakcie badań rozwojowych oraz dokumentowania uzyskanych wyników z uwzględnieniem rejestracji wszystkich prowadzonych testów zarówno dla olejów badanych (kandydujących) jak i olejów referencyjnych definiując proces zachowania zgodności w tych działaniach. Zgodność z Kodem Praktyk ATIEL: który stanowi element Systemu EELQMS jest obligatoryjna w przypadku każdorazowej deklaracji spełnienia kategorii jakościowej wg wymagań klasyfikacji ACEA. Tym samym Organizacja ACEA wymaga aby deklaracje kategorii jakościowych wg klasyfikacji ACEA dla olejów silnikowych były robione tylko przez Firmy które znajdują się na liście Podmiotów wprowadzających olej na rynek będących sygnatariuszy Deklaracji Zgodności z EELQMS (szczegóły znajdują się pod adresem www.atiel.org ).

Organizacja ACEA wymaga aby każda deklaracja kategorii jakości wg klasyfikacji ACEA była oparta o wiarygodne dane i testy kontrolne prowadzone w akredytowanych laboratoriach. ACEA wymaga aby testy silnikowe prowadzone dla potwierdzenia spełnienia wymagań dla poszczególnych kategorii jakościowych były prowadzone zgodnie z wytycznymi zawartymi w Europejskim Systemie Zarządzania Jakością (EELQMS). Tym samym ACEA wymaga aby deklaracje poziomów jakości wg ACEA dla olejów silnikowych były robione tylko przez Firmy które znajdują się na liście Podmiotów wprowadzających olej na rynek będących sygnatariuszami Deklaracji Zgodności z EELQMS.

Organizacja ACEA wymaga aby deklaracje kategorii jakościowych wg klasyfikacji ACEA dla olejów silnikowych były robione tylko przez Firmy które znajdują się na liście Podmiotów wprowadzających olej na rynek będących sygnatariuszami Deklaracji Zgodności z EELQMS. W przypadku deklaracji dla produktu kategorii jakościowych wg klasyfikacji ACEA, Organizacja ACEA obecnie rekomenduje również aby Podmiot wprowadzający taki olej na rynek zarejestrował produkt w Systemie Rejestracji Olejów na stronie internetowej Organizacji ACEA.

ATIEL opublikował nową wersję Deklaracji Zgodności z EELQMS (LoC) dla wyjaśnienia odpowiedzialności Sygnatariuszy oraz uwzględnienia marek olejów które były opracowywane i są produkowane zgodnie z systemem EELQMS. Celem zmian było upewnienie się, że Sygnatariusze poprawnie interpretują swój zakres odpowiedzialności wynikający z Europejskiego Systemu Zarządzania Jakością (EELQMS) poprzez rozróżnienie obowiązków dla Sygnatariuszy którzy opracowują i/lub produkują oleje które wprowadzają na rynek i tymi którzy jedynie wprowadzają na rynek oleje opracowane i/lub wyprodukowane przez strony trzecie.

Nowa wersja Deklaracji Zgodności z EELQMS jest dostępna na stronie ATIEL pod adresem www.atiel.org/code-of-practice/letters-of-conformance i można ją przekazywać do SAIL od …….2017.

Każdy Podmiot wprowadzający olej do obrotu sygnując Deklarację Zgodności z EELQMS potwierdza, że przestrzega wytycznych systemu EELQMS dla wszystkich swoich marek olejowych. Jeśli firma również dostarcza produkty do stron trzecich którzy wprowadzają te produkty do obrotu pod swoimi własnymi nazwami, strony trzecie są zobligowane do dokonania swoich własnych Deklaracji Zgodności z EELQMS obejmujących ich produkty.

Rejestracja Deklaracji Zgodności z EELQMS jest odnawiana w cyklach rocznych poprzez dokonanie opłaty rejestracyjnej.. Sygnatariusz otrzyma powiadomienie o potrzebie odnowienia deklaracji około dwa miesiące przed upływem jej daty ważności. W roku 2017 datą przed którą należy dokonać prolongat jest 1 listopad 2017,ale wyjątkowo, Deklaracje Zgodności pozostaną ważne aż do 31 grudnia 2018 tj. przez 14 miesięcy.

.

Formularz Deklaracji Zgodności z EELQMS może zostać odrzucony jeśli został wypełniony w sposób niewłaściwy, niekompletny lub jeśli opłata rejestracyjna nie została dokonana. Firma SAIL jest odpowiedzialna za ocenę aplikacji.

Podmioty wprowadzające oleje na rynek, nie znajdujące się na aktualnej liście Sygnatariuszy EELQMS nie spełniają wymagań ACEA w tym zakresie i tym samym nie mogą w sposób legalny deklarować kategorii jakościowych opisanych w Sekwencjach Olejowych ACEA dla produktów które wprowadzają na rynek.

Podmioty wprowadzające oleje do obrotu które deklarują kategorie jakościowe wg klasyfikacji ACEA bez sygnowania Deklaracji Zgodności z EELQMS narażają się na sankcje w kontekście nieuczciwej konkurencji rynkowej lub z tytułu łamania zasad ochrony własności intelektualnej.

W rezultacie każda zainteresowana Strona Trzecia (np. konkurent, organizacja konsumencka lub organizacja handlowa) może dokonać zgłoszenia do właściwych władz krajowych lub zainicjować postępowanie sądowe. To może spowodować, w zależności od ustawodawstwa w danym kraju, nakazy sądowe połączone z karami finansowymi. SAIL rezerwuje prawo do inicjowania tego typu postępowań w przypadku gdy kategorie jakościowe deklarowane dla produktów są robione w sposób niezgodny z regułami.

Deklaracja poziomów jakości wg klasyfikacji jakościowej ACEA odbywa się wg zasad samo-certyfikacji. Jakkolwiek, dla zapewnienia wiarygodności, SAIL będzie prowadził regularne analizy jakości olejów znajdujących się na rynku dla potwierdzenia zgodności rzeczywistej jakości z wymaganiami kategorii jakościowych robionych przez Sygnatariuszy Deklaracji Zgodności z EELQMS. Badania są prowadzone przez niezależne laboratoria badawcze a wyniki analiz oceniane przez panel ekspertów technicznych (Komisja Ekspertów Technicznych). Eksperci będą mieli dostęp tylko do zbiorczych informacji o charakterze anonimowym - nie będą mieli natomiast dostępu do informacji pozwalających na identyfikację produktów i źródła ich pochodzenia.

Oplata pokrywa koszty administracji systemu, koszt wykonania prowadzonych w sposób ciągły  badań jakości próbek olejów wprowadzanych na rynek przez Sygnatariuszy Deklaracji Zgodności z EELQMS i ,w uzasadnionych przypadkach, również próbek innych Podmiotów wprowadzających oleje do obrotu. Sygnatariusze Deklaracji Zgodności z EELQMS będą mieli prawo do używania logo EELQMS i przywilej uczestnictwa w szkoleniach oraz dostęp do materiałów będących pochodnymi analiz prowadzonych przez Komisję Ekspertów Technicznych.

Wysokość opłaty jest proponowana przez SAIL i aprobowana przez ATIEL. Będzie to wysokość mająca na celu pokrycie, z opłat pochodzących od Sygnatariuszy, wszystkich kosztów prowadzenia systemu rejestracji i badań jakości olejów na rynku.

Wysokość opłaty jest proponowana przez SAIL i aprobowana przez ATIEL. Będzie to wysokość mająca na celu pokrycie, z opłat pochodzących od Sygnatariuszy, wszystkich kosztów prowadzenia systemu rejestracji i badań jakości olejów na rynku.

Opłata została ustalona w oparciu o założenie, że przynajmniej raz w roku, średnio, jedna próbka jednego Sygnatariusza będzie poddawana badaniu i analizie. Dodatkowo, w zależności od sytuacji na rynku, inne próbki również mogą być poddawane analizom. Opłata również zawiera koszty innych obszarów funkcjonowania SAIL tj. administracji systemu rejestracji, umów licencyjnych i publikacji opartych o prowadzone analizy.

Tak, każdy Sygnatariusz ponosi opłatę tej samej wysokości i otrzymuje ten sam zakres korzyści ze strony SAIL.

Opłata dotyczy rejestracji Deklaracji Zgodności z EELQMS robionej rzez Podmiot Wprowadzający środki smarowe do obrotu odpowiedzialny za ich jakość. Stąd wynika jedna opłata dla jednego Podmiotu - nie ma potrzeby do oddzielnych opłat w zależności od ilości produktów czy marek.

Deklaracje nowych Sygnatariuszy którzy zapomną uiścić opłatę zostaną odrzucone.

Obecnym Sygnatariuszom którzy nie dokonają opłaty zostanie przypomniane o konieczności jej dokonania w celu pozostania na liście Sygnatariuszy Deklaracji Zgodności z EELQMS. Jeśli, pomimo przypomnienia, opłata nie zostanie dokonana, Sygnatariusz zostanie poinformowany przez SAIL, że jego rejestracja Deklaracji Zgodności z EELQMS została anulowana, licencja na używanie logo EELQMS wygasła i Sygnatariusz nie ma możliwości dokonywania dłużej deklaracji kategorii jakościowych wg klasyfikacji ACEA na swoich produktach.

Z tytułu rejestracji Deklaracji Zgodności z EELQMS wynikają następujące korzyści:

• Tylko dla Sygnatariuszy Deklaracji Zgodności z EELQMS jest dozwolona deklaracja kategorii jakościowych wg klasyfikacji ACEA

• Sygnatariusze Deklaracji Zgodności z EELQMS będą mieli licencję na używanie logo EELQMS na etykietach swoich produktów w dokumentach technicznych i materiałach marketingowych.

• Deklaracja pozwala Sygnatariuszom na walkę konkurencyjną na rynku na którym obowiązują wysokie standardy jakościowe i wysoki stopień zgodności

• Badania jakości olejów na rynku wzmacniają postrzeganie wartości i wiarygodności deklaracji kategorii jakościowych dla produktów wprowadzanych do obrotu przez poszczególnych Sygnatariuszy

• Niezależnie prowadzone badania jakości olejów na rynku dostarczają poszczególnym Sygnatariuszom informację zwrotna o jakości próbek ich olejów dostępnych na rynku.

• Sygnatariusze Deklaracji Zgodności z EELQMS będą mieli dostęp do szkoleń i materiałów edukacyjnych opartych o analizy wyników badań prowadzonych przez Komisję Ekspertów Technicznych

Każdego roku, SAIL wydaje instrukcje niezależnemu laboratorium badawczemu dot. zakupów, w wielu krajach, produktów dla których Sygnatariusze Deklaracji Zgodności z EELQMS deklarują kategorie jakościowe wg ACEA.

Konfiguracje jakościowe pobieranych próbek wynikają z kryteriów ustalonych w porozumieniu z Komisją Ekspertów Technicznych. Analizowane są kluczowe parametry produktów, wyniki analiz są w sposób anonimowy przekazywane do Komisji Ekspertów Technicznych (dla dokonania ocen zgodności z wymaganiami dla deklarowanych kategorii jakościowych).

SAIL poinformuje właściwy Podmiot wprowadzający olej do obrotu o szczegółach jego produktów poddanych analizom (źródło pochodzenia próbki, nazwa produktu, nr partii produkcyjnej) oraz o wynikach tych analiz. W przypadku gdy jakość produktu jest zgodna z wymaganiami nie będą wymagane żadne działania ze strony Podmiotów wprowadzających olej do obrotu, jakkolwiek w przypadku gdy zostanie stwierdzona niezgodność SAIL poinformuje Podmiot wprowadzający olej do obrotu o powodzie niezgodności. W takim przypadku Podmiot Wprowadzający olej do obrotu będzie miał 30 dni na analizę powodów wykrytej niezgodności i poinformowanie SAIL o planowanych, lub już podjętych, działaniach korygujących. Propozycja działań korygujących zostanie przeanalizowana przez SAIL w porozumieniu z Komisją Ekspertów Technicznych - która będzie musiała zaakceptować proponowane działania korygujące. Jeśli propozycja działań korygujących zostanie zaakceptowana Podmiot Wprowadzający oleje do obrotu będzie mógł wdrożyć proponowane działania.

W przypadku gdy proponowane działania nie zostaną uznane za takie które prowadzą do rozwiązania zaistniałego problemu w sposób zadowalający i żadne obustronnie akceptowalne rozwiązanie nie zostanie wypracowane SAIL będzie upoważniony do zastosowania sankcji wobec Podmiotu wprowadzającego olej do obrotu. przy czym najsurowszym rodzajem sankcji będzie usunięcie z listy Sygnatariuszy EELQMS.

SAIL podpisuje umowę obejmującą pobór i analizy olejów z renomowanymi „Stronami Trzecimi”. Partnerzy z tego zakresu będą wykonywać pracę na wyłączność SAIL; wszystkie wyniki analiz oraz inne wrażliwe informacje są objęte umową o poufności która uniemożliwia przekazywanie tych wyników do innych Stron Trzecich.

Zakres analiz, w odniesieniu do wymogów dla deklarowanych kategorii jakościowych wg klasyfikacji ACEA, którym poddawane są produkty, obecnie, obejmuje następujące parametry fizykochemiczne: lepkość (HTHS, lepkość kinematyczna w 100°C, lepkość CCS i lepkość MRV), odparowalność (metoda NOACK), zawartość popiołu siarczanowego, całkowita liczba zasadowa oraz zawartość fosforu

Na tym etapie rozwoju Systemu nie jest przewidywane prowadzenie ocen w zakresie testów silnikowych.

SAIL zapewnia, że każda informacja pozwalająca na identyfikację poddawanego badaniom oleju silnikowego lub Podmiotu wprowadzającego ten olej do obrotu jest traktowana poufnie i trzymana w ścisłej tajemnicy.

• Wszystkie pozyskane oleje będą kodowane a testy analityczne i ocena jakości produktu będą prowadzone tylko na zakodowanych próbkach.

• Wszystkie informacje o pochodzeniu olejów takie jak data i miejsce pozyskania, informacja o sprzedawcy, partii produkcyjnej, jak również o Podmiocie odpowiedzialnym za obrót produktem na rynku będą traktowane całkowicie poufnie i trzymane w dedykowanych archiwach do których dostęp będzie możliwy jedynie pracownikom SAIL.

• Cała komunikacja dot. zbiorczych wyników badań i analiz poszczególnych produktów będzie zarządzana przez SAIL a identyfikacja Podmiotów wprowadzających oleje do obrotu i informacje o produktach nie będą nigdy ujawnione żadnej Stronie Trzeciej ani żadnemu członkowi Komisji Ekspertów Technicznych lub Panelu ds. Apelacji i Sankcji.

Sygnatariusze których produkty są testowane będą informowani przez SAIL o wynikach analiz i oceny wykonywanej przez Komisję Ekspertów Technicznych.

Analizy są prowadzone w niezależnych laboratoriach, akredytowanych w zakresie międzynarodowych norm jakościowych w obszarze procedur badawczych z uwzględnieniem powtórzeń testów dla potwierdzenia uzyskanych wyników. Ocena wyników jest prowadzona przez Komisję Ekspertów Technicznych – grupę wykfalifikowanych ekspertów branżowych z doświadczeniem w zakresie badań, rozwoju i wdrożeń olejów silnikowych dla motoryzacji. Eksperci o których mowa nie będą mieli nigdy dostępu do informacji pozwalających na identyfikację produktu i źródła jego pochodzenia. Wszystkie dostępne informacje o produktach są kodowane przez SAIL i wszelka komunikacja o produktach pozostanie komunikacją anonimową.

Produkty mogą być pobierane do testów z każdego kraju, z każdego kanału dystrybucji.

Obecnie, testom poddawane są oleje w małych opakowaniach jakkolwiek w przyszłości, również próbki z większych opakowań mogą być przedmiotem testów.

W zamierzeniu każdego roku powinien być badany jeden produkt każdego Sygnatariusza Deklaracji Zgodności z EELQMS. Jakkolwiek, SAIL po konsultacji z Komisją Ekspertów Technicznych może zdecydować o częstszych testach wybranego produktu lub produktów wybranego Podmiotu wprowadzającego oleje do obrotu w zależności od przebiegu wykonanych ocen zgodności.

Podmiot wprowadzający olej do obrotu będzie miał 30 dni na analizę powodów wykrytej niezgodności i poinformowanie SAIL o planowanych lub już podjętych działaniach korygujących. Propozycja działań korygujących zostanie przeanalizowana przez SAIL w porozumieniu z Komisją Ekspertów Technicznych która będzie musiała zaakceptować proponowane działania korygujące. Jeśli propozycja działań korygujących zostanie zaakceptowana Podmiot wprowadzający oleje do obrotu będzie mógł wdrożyć proponowane działania korygujące.

W przypadku gdy proponowane działania nie zostaną uznane za takie które prowadzą do rozwiązania zaistniałego problemu w sposób zadowalający i żadne obustronnie akceptowalne rozwiązanie nie zostanie wypracowane - SAIL będzie upoważniony do zastosowania sankcji wobec Podmiotu wprowadzającego olej do obrotu, przy czym najsurowszym rodzajem sankcji będzie usunięcie z listy Sygnatariuszy EELQMS.

Tak, Deklaracja Zgodności z EELQMS może zostać unieważniona z wielu powodów:

• Podmiot wprowadzający olej do obrotu może, na własne życzenie, zrezygnować z Deklarowania Zgodności z EELQMS.

• Opłata za rejestrację Deklaracji Zgodności z EELQMS nie została opłacona

• Produkty Podmiotu wprowadzającego oleje do obrotu nie są zgodne z wymaganiami deklarowanych dla nich kategorii jakościowych i żadne proponowane działania korygujące nie zostały uznane za zadowalające dla korekty zidentyfikowanych niezgodności.

Od unieważnienia rejestracji można dokonać odwołania; Podmiot wprowadzający olej do obrotu może dokonać odwołania do Panelu ds. Apelacji i Sankcji.

Odwołania względem otrzymanych wyników oceny próbek i nałożonych sankcji mogą być wykonywane przez Podmiot wprowadzający olej do obrotu do Panelu ds. Apelacji i Sankcji.

Ze względu na zachowanie anonimowości Podmiotu składającego apelację; Podmiot wprowadzający oleje do obrotu może kontaktować się z Panelem ds. Apelacji i Sankcji poprzez SAIL. Akceptowane są tylko odwołania w postaci pisemnej

Administracja SAIL jest dostępna pod adresem:

e-mail: info@sail-europe.eu

phone: +32 479 631 039