SAIL-Europe

Le système européen de gestion de la qualité des lubrifiants pour moteurs - EELQMS : European Engine Lubricant Quality Management System (www.eelqms.eu) est un système global de gestion de la qualité qui regroupe diverses normes, méthodes d'essai et procédures, les « Codes of Practice » ainsi que les exigences des Séquences ACEA sur les huiles moteur. Il a été développé conjointement par l'Association des Constructeurs Européens d’Automobiles (ACEA), le Comité technique des fabricants d'additifs pétroliers en Europe (ATC) et l'Association technique de l'industrie européenne des lubrifiants (ATIEL). Il est le seul système de gestion de la qualité qui puisse être utilisé pour revendiquer des niveaux de performance ACEA.

La Lettre de Conformité EELQMS (LoC) permet de confirmer le respect des directives EELQMS. Seuls les signataires de cette LoC sont en mesure de revendiquer les niveaux de performance ACEA sur leur emballage et leurs documents commerciaux.

Les véhicules à moteur nécessitent des lubrifiants de haute qualité pour leur bon fonctionnement. Les Séquences ACEA définissent le niveau minimal de qualité exigé par l'ACEA pour l'utilisation de ces huiles dans les moteurs de leurs véhicules.

L’ACEA exige que les essais moteurs et de performance utilisés pour revendiquer un niveau de performance ACEA soient réalisés selon le système européen de gestion de la qualité des lubrifiants pour moteurs (EELQMS).

L’ACEA exige que tous fabricant et vendeur de lubrifiant revendiquant des niveaux de performance ACEA soumettent à l’ATIEL une Lettre de Conformité (LoC).

La soumission d'une LoC engage à développer et à fabriquer les lubrifiants pour moteurs conformément aux directives décrites dans l'EELQMS. Actuellement, plus de 150 sociétés de lubrifiants dans le monde ont signé une LoC.

L’ATIEL est un organisme représentatif des fabricants et des vendeurs de l'industrie européenne des lubrifiants, qui cherche à améliorer la réputation de cette industrie en fournissant des conseils d'experts et en promouvant des normes de qualité et de conformité élevées pour les lubrifiants. Dans ce contexte, l’ATIEL gère l'EELQMS au nom de ses parties prenantes et émet le Code de Pratique (CoP) pour les aider à l'amélioration continue du développement des lubrifiants pour moteurs, de la cohérence et de la validité des revendications de niveau de performance. L’ATIEL est également responsable de l'administration des enregistrements des LoC. Pour assurer une plus grande conformité au sein de l'industrie, il encourage et facilite l'échange d'informations et de données techniques pour soutenir les spécialistes du marketing. L’ATIEL a mis en place un mécanisme pour le suivi continu de la qualité des lubrifiants revendiquant des niveaux de performance ACEA Oil par des enquêtes régulières sur les produits.

SAIL (Service to Associations and Industry in the Lubricant sector) est une société indépendante, contractée par l’ATIEL pour fournir des services administratifs, financiers et de gestion en appui aux activités de conformité (LoC et performance produits).

Le document « 2016 ACEA European Oil Sequences » (http://www.acea.be/news/article/acea-oil-sequences-2016 ) décrit en détail les conditions d'utilisation des revendications des niveaux de performance ACEA.

L’ACEA exige que toute revendication de niveau de performance ACEA soit basée sur des données fiables obtenues par des tests réalisés dans des laboratoires d'essais accrédités. ACEA exige que les tests sur moteur utilisés pour la revendication de niveau de performance ACEA soient générés dans le respect de l’ EELQMS (www.eelqms.eu ), mais l’ACEA se réserve le droit de définir des alternatives dans des cas exceptionnels.

L’EELQMS traite des tests pour le développement des lubrifiants et de la documentation associée qui implique l'enregistrement de tous les tests réalisés sur chaque candidat et huiles de référence. L’EELQMS définit le processus de conformité.

La conformité avec le Code de pratique ATIEL, qui fait partie intégrante de l'EELQMS, est obligatoire pour toute revendication de performance ACEA. Par conséquent, l’ACEA exige que seules les sociétés ou les distributeurs ayant signé la lettre de conformité de l’EELQMS peuvent revendiquer un niveau de performance ACEA (pour plus de détail : www.atiel.org ).

L’ACEA exige que toute revendication de niveau de performance ACEA soit basée sur des données fiables obtenues par des tests réalisés dans des laboratoires d'essais accrédités. ACEA exige que les tests sur moteur utilisés pour la revendication de niveau de performance ACEA soient générés dans le respect de l’EELQMS. Par conséquent, l’ACEA exige que les revendications de niveau performance ACEA ne puissent être effectuées que par des sociétés ou des distributeurs qui ont signé la lettre de conformité de l'EELQMS.

ACEA exige que les revendications de niveau de performance ACEA ne puissent être effectuées que par des sociétés ou des distributeurs qui ont signé la LoC (lettre de conformité de l'EELQMS), et actuellement recommande aussi aux sociétés d'enregistrer leurs produits dans le sytème d’enregistrement sur le site ACEA.

The new version of the LoC is available on the SAIL website LoC Registrations section and on the ATIEL website at www.atiel.org/code-of-practice/letters-of-conformance and can be submitted as from 1 September 2017 to SAIL.

ATIEL a publié une nouvelle version de la lettre de conformité EELQMS Marketers (LoC) pour clarifier les responsabilités des signataires et les marques couvertes par une LoC. Les changements visent à s’assurer que les signataires comprennent leurs engagements particuliers dans le cadre du système européen de gestion de la qualité des lubrifiants des moteurs (EELQMS). Les changements différencient bien les obligations des signataires qui développent et / ou fabriquent des lubrifiants qu'ils commercialisent eux-mêmes de ceux qui commercialisent des lubrifiants développés et / ou fabriqués par des tiers.

La nouvelle version de la LoC est disponible sur le site Web du SAIL dans la section « LOc Registrations » à l'adresse www.atiel.org/code-of-practice/letters-of-conformance et peut être soumise à partir du 1° septembre 2017 au SAIL.

Chaque société devra signer une LoC qui couvre toutes les huiles moteur revendiquant des niveaux de performance ACEA commercialisées par cette société. Si la société fournit également des produits à des sociétés tierces qui les distribuent sous leur propre marque, chaque société tierce devra soumettre sa propre LoC pour enregistrer ses produits.

L'enregistrement de la LoC est renouvelé chaque année lors du paiement des frais d'enregistrement. Deux mois avant la date de renouvellement, les signataires recevront une alerte leur rappelant qu’ils doivent régler leur cotisation. Pour 2017, la date de renouvellement est le 1er novembre 2017 mais exceptionnellement, l'inscription restera valable jusqu'au 31 décembre 2018, soit 14 mois. Bien que l'inscription soit normalement valable pour deux ans, les frais sont facturés chaque année. Le défaut de paiement de la cotisation pour la deuxième année de l'enregistrement peut entraîner l'annulation de l'inscription. Voir aussi la réponse à la Question 23.

La soumission d’une LoC peut être refusée si la demande est inexacte, incomplète ou si les frais de cotisation ne sont pas payés. SAIL est responsable de l'évaluation de la demande.

Les sociétés de commercialisation qui ne soumettent pas une LoC valide ne répondent pas aux exigences d'ACEA et ne peuvent donc pas revendiquer un niveau de performance ACEA pour les produits qu'ils mettent sur le marché.

Les sociétés de commercialisation qui revendiquent un niveau de performance ACEA sans avoir signé la LoC s'exposent à des sanctions en vertu de règles commerciales ou de droit de propriété intellectuelle.

En conséquence, tout tiers intéressé (par exemple un concurrent, une association de consommateurs ou une association commerciale) pourrait déposer une plainte auprès des autorités nationales ou engager des procédures judiciaires. Cela pourrait donner lieu, en fonction des lois nationales pertinentes, aux injonctions, éventuellement combinées à des sanctions pécuniaires. SAIL se réserve le droit d'ouvrir de telles actions lorsque des réclamations de produits non valides sont effectuées.

Une revendication de niveau de performance ACEA est effectuée sur une base d'auto-certification. Toutefois, pour s'assurer que ces revendications sont crédibles, SAIL effectuera des enquêtes régulières sur les produits (campagnes d’analyses) afin de confirmer la conformité aux niveaux de performance revendiqués. Ces enquêtes sont réalisées par un laboratoire d'essai indépendant et les résultats des analyses sont évalués par un panel d'experts techniques (le Comité Technique d'Experts). Ces experts n'auront accès qu'à des informations consolidées et anonymes et n'auront jamais accès à des informations sur l'identité des produits ou des sociétés de commercialisation.

La cotisation couvre les coûts d'administration du système, l'exécution d'enquêtes annuelles sur les produits mis sur le marché par les signataires de LoC et, le cas échéant, des enquêtes supplémentaires sur les produits distribués par d'autres spécialistes du marketing. Les signataires de LoC auront le droit d'utiliser le logo EELQMS et auront également un accès privilégié au matériel de formation et d'éducation dérivé des résultats des études et analyses effectuées par le Comité d'Experts Techniques.

Chaque inscrit recevra une facture annuelle environ deux mois avant la fin de chaque année civile.

SAIL propose le niveau de cotisation qui est approuvé par l’ATIEL. Il est basé sur le principe selon lequel tous les coûts liés au fonctionnement du système d'enregistrement et des campagnes d’analyse sont couverts par les cotisations.

La redevance a été établie sur la base de calcul en considérant que pour chaque signataire de LoC en moyenne au moins un échantillon de produit serait recueilli, analysé et évalué annuellement. En complément, d'autres échantillons peuvent également être analysés, en fonction des conditions du marché. Les frais couvrent également les coûts des autres service fourni par SAIL, comme par exemple l'administration du système d'enregistrement, les contrats de licence et la publication d'études et d'analyses.

Oui, tous les signataires sont facturés des mêmes frais d'inscription et reçoivent les mêmes services de la part de SAIL.

Les frais s'appliquent à l'enregistrement d'une LoC soumise par la société de commercialisation qui est responsable de la qualité des lubrifiants qu’elle met sur le marché. Par conséquent, il n’y a qu’une seule redevance forfaitaire par société, il n'est pas nécessaire de payer séparément pour différents produits ou marques de la société.

Tout nouveau signataire qui omet de payer les frais d'inscription verra sa demande rejetée.

Pour les inscrits actuels qui ne paieraient pas leur cotisation annuelle, une alerte sera faite leur rappelant qu’ils doivent régler leur cotisation s’ils veulent conserver leur inscription. Si, malgré le rappel, les frais restent impayés, SAIL déclarera que l'enregistrement LoC est annulé, la licence d'utilisation du logo EELQMS sera retirée et la société ne pourra plus revendiquer un niveau de performance ACEA.

Les avantages suivants sont associés à l'enregistrement de la LoC:

• Seules les sociétés de commercialisation signataires de la LoC sont autorisées à revendiquer pour leurs produits un niveau de performance sur les Séquences ACEA.

• Les signataires de LoC recevront une licence pour utiliser le logo EELQMS sur leurs étiquettes de produits, leur documentation ou autre outil de marketing.

• L'enregistrement permet aux signataires de se positionner sur un marché qui a établi des normes de qualité et de conformité élevées.

• L'enquête de qualité renforce l'image de qualité et la crédibilité des revendications de performance des produits fournis par le signataire.

• L'enquête de qualité indépendante fournit à chaque signataire des commentaires sur la performance de leurs produits.

• Les signataires de la LoC ont un accès privilégié à des formations et au matériel éducatif qui pourra être réalisé par le Comité d'Experts Techniques.

Chaque année, SAIL demande à un laboratoire indépendant d'acheter, dans une liste de pays, une sélection de produits pour lesquels les signataires de LoC revendiquent un niveau de performance ACEA. La répartition de cet échantillonnage est déterminée sur la base de critères de sélection élaborés en consultation avec le Comité d'Experts Techniques. Les tests sur les produits sont réalisés puis les résultats sous forme anonyme sont évalués par le Comité d'Experts Techniques pour en déterminer la conformité.

SAIL informera les sociétés de commercialisation sur les détails des produits testés (pays, source, nom du produit, code etc.) et leur fournira les résultats des tests d’évaluation. Si le produit est conforme, aucune autre action ne sera nécessaire, mais dans le cas contraire, SAIL informera la société de la nature du non-respect. La société aura alors 30 jours pour enquêter sur la cause de la non-conformité et informer SAIL de la ou des mesures correctives proposées ou déjà prises pour résoudre le problème. Ces actions seront alors examinées par SAIL en consultation avec le Comité d'Experts Techniques qui devra approuver les actions proposées. Si le résultat de ces délibérations est positif, la société de commercialisation sera informée et mettra en œuvre les actions proposées en conséquence.

Dans le cas improbable où les actions proposées ne sont pas considérées comme pouvant lever le problème de non-conformité de manière satisfaisante et qu'aucune solution acceptable ne soit mutuellement convenue, SAIL aura le droit d'imposer une sanction à la société de commercialisation, pouvant aller jusqu’à l’ annulation de l'enregistrement de la LoC .

SAIL contracte la collecte et l'analyse des produits auprès d'un tiers réputé. Ce contractant exécute le travail sous contrat exclusif pour SAIL et tous les produits, résultats et autres informations sensibles sont couverts par un accord de confidentialité qui interdit au tiers de divulguer des informations avec d'autres tiers.

Les tests des produits sont actuellement basés sur l'analyse des propriétés chimiques et physiques suivantes: Viscosité (HTHS, KV (100C), CCS, MRV), volatilité NOACK, cendres sulfatées, TBN, teneur en phosphore, selon les spécifications revendiquées.

Aucun test moteur n'est envisagé à ce stade.

SAIL veillera à ce que toute information sur l'identité des huiles moteur soumises à l’analyse et de leurs sociétés, soit traitée et archivée en toute confidentialité:

• Toutes les huiles collectées seront codées et les tests analytiques et évaluations seront réalisés uniquement sur des produits codés.

• Toutes les informations sur la provenance du produit, telles que la date, le pays d'achat, le distributeur, la codification, etc., ainsi que sur la société de commercialisation du produit seront traitées en stricte confidentialité et conservées dans des fichiers séparés accessibles seulement au personnel de SAIL,

• Toutes les communications concernant les résultats de l'enquête de marché et l'évaluation de chaque produit se feront via SAIL. En aucun cas l'identité du marketer et les informations sur le produit ne seront divulgués à un tiers ou à un membre du Comité d’Experts Techniques ou du Comité des Recours et Sanctions (Appeals and Sanctions Board).

Les signataires dont les produits auront été testés seront informés par SAIL des résultats analytiques et de l'évaluation du Comité d'experts techniques.

Les analyses sont réalisées par un laboratoire indépendant accrédité selon les normes de qualité internationales et les tests répétés selon les standards pour assurer l'intégrité des données. L'évaluation des résultats est en outre effectuée par le Comité d'Experts Techniques, un groupe d'experts de l'industrie hautement qualifiés, expérimentés dans le développement et les essais de lubrifiants automobiles. Ces experts n'auront aucun accès à l'information sur l'identité du produit ou de sa source. Toutes les informations sur le produit disponibles sont codées par SAIL et toutes les communications sur les produits sont anonymes.

Les produits pourront être prélevés dans n'importe quel pays et de n'importe quelle source.

À l'heure actuelle, les tests se concentrent sur les petits emballages, mais à l'avenir, les échantillons de lots plus importants, y compris le vrac, pourraient être soumis à des tests.

Il est prévu de tester en moyenne au moins un échantillon de produit par signataire chaque année. Cependant, SAIL, avec la consultation du Comité d'Experts Techniques, peut décider de tester certains produits plus souvent en fonction du bilan de conformité d'un signataire.

La société de commercialisation sera informé par SAIL de la nature de la non-conformité et aura 30 jours pour enquêter sur la cause du problème et informer SAIL de la ou des mesures correctives proposées ou déjà prises pour résoudre le problème.

Ces actions seront alors examinées par SAIL en consultation avec le Comité d'Experts Techniques qui devra approuver les actions proposées. Si le résultat de ces délibérations est positif, la société de commercialisation sera informée et mettra en œuvre les actions proposées en conséquence.

Dans le cas improbable où les actions proposées ne sont pas considérées comme pouvant lever le problème de non-conformité de manière satisfaisante et qu'aucune solution acceptable ne soit mutuellement convenue, SAIL aura le droit d'imposer une sanction à la société de commercialisation, pouvant aller jusqu’à l’ annulation de l'enregistrement de la LoC .

Oui, il peut y avoir diverses raisons pour l'annulation, par exemple:

• la société de commercialisation retire volontairement son inscription;

• les frais d'inscription ne sont pas payés;

• les produits de la société de commercialisation ne sont pas conformes et toute action corrective proposée est reconnue comme inefficace et inapte à résoudre les problèmes de conformité identifiés.

L'annulation de l'inscription peut faire l'objet d'un appel et la société de commercialisation peut présenter son cas au Comité des Recours et des Sanctions.

Les appels suite aux évaluations ou aux sanctions peuvent être soumis par la société de commercialisation au Comité des Recours et des Sanctions.

Pour protéger son anonymat, la société de commercialisation faisant appel doit contacter le Comité des Recours et des Sanctions via SAIL. Tout appel doit être soumis par écrit.

Vous pouvez contacter l’administrateur de SAIL :

e-mail: info@sail-europe.eu

Téléphone: +32 479 631 039